Vårt svar på Covid-19
LÄS MER

Den virtuella fraktionskliniken

Den virtuella fraktionskliniken

Virtual Fracture Clinic arbetade med PowerObjects för att implementera Dynamics 365 och distribuera en robust CRM-portal för att hantera patientbehov.

Utmana

Innan Dynamics 365 använde VFC verktyg som fanns i den bredare Microsoft-stacken, med en stor förlust av Microsoft Excel och Microsoft Outlook. De behövde en lösning som skulle hysas på en central plats.

Lösning

VFC beslutade att gå med en onlineimplementering av Dynamics 365 för att göra det lättare att rulla ut till andra sjukhus som en molnbaserad tjänst.

Fördelar

VFC: s patienter har nu tillgång till en robust CRM för att hjälpa sig själva och deras vårdgivare ger bättre vård, de beslutade att gå med en onlineimplementering av Dynamics 365 för att göra det lättare att utrullas till andra sjukhus som en molnbaserad tjänst.

Sammanfattning

Innan Dynamics 365 använde VFC verktyg som fanns i den bredare Microsoft-stacken, med en stor förlust av Microsoft Excel och Microsoft Outlook. VFC-kommunikationsteamet inrättade ett online-referensformulär som skulle laddas ner och arkiveras till Excel dagligen. De hanterade också sin patientspårning via Excel. "Excel var inte riktigt perfekt när du har fler än en person som arbetar med det," uttrycker Cassidy. "Det är inte heller bra för om du raderar en cell av misstag är den informationen försvunnen för alltid och du vet inte ibland att du ens har tagit bort den."

För patientinformation använde VFC Outlook-mallar för att e-posta patientens länkar till videor och PDF-filer för skriftlig dokumentation. För patienter som inte hade ett e-postmeddelande slutfördes dock denna process via e-post, vilket innebar att VFC använde flera plattformar. "Jag var verkligen, verkligen angelägen om att få ett CRM-system så att vi kunde spåra allt vi gör," säger Cassidy. "Vår process tidigare var klumpig, och det är mycket bättre att ha en portal som vi kan bygga för att förhoppningsvis i framtiden även andra sjukhus kan komma åt och använda samma information för att minska all replikering av arbete."

VFC ville att en CRM-plattform skulle vara den modell som antagits av andra sjukhus som bästa praxis. "Andra sjukhus säger:" Hej, vad du gör är riktigt coolt. Vi vill göra det, säger Cassidy. "Vi fann att om vi hade den här plattformen skulle det innebära att systemet lättare kunde adopteras och för våra fysioterapeuter som driver Virtual Fracture Clinic är det lättare för dem att kunna välja en diagnos automatiskt för att länka rätt protokoll till patienterna. Mindre användarfel med plattformen. ”

Jag var bara riktigt lockad av det faktum att du kan konfigurera Dynamics CRM för att göra ganska mycket vad du vill. Det är ett enkelt språk, det är inte kodning, vilket gör att vi faktiskt kan göra små anpassningar själva. När det väl är igång är vi ganska oberoende när det gäller att uppdatera vår information.

- Lucy Cassidy, sjukgymnast för avancerad praxis

Lösning

Efter att ha tittat på flera alternativ beslutade VFC att gå med Microsoft Dynamics 365. ”Jag var bara riktigt lockad av det faktum att du kan konfigurera det för att göra ganska mycket vad du vill. Det är ett enkelt språk, det är inte kodning, vilket gör att vi faktiskt kan göra små anpassningar själva, säger Cassidy. "När det väl är igång är vi ganska oberoende när det gäller att uppdatera vår information."

VFC beslutade att gå med en onlineimplementering av Dynamics 365 för att göra det lättare att rulla ut till andra sjukhus som en molnbaserad tjänst snarare än att andra sjukhus lägger till sina nuvarande användarlicenser.

En av de största lösningarna som VFC implementerar är en CRM-portal. Portalen är inställd på att starta i 2017 och beräknas hantera ungefär 100 hänvisningar per vecka under de första sex månaderna. Efter inbyggnadsfasen förväntas detta nummer fördubblas och VFC kommer att leta efter att konfigurera systemet för att integreras med andra sjukhusprogramvaruplattformar, vilket automatiskt kommer att fylla patientdemografi för att resultera i både tids- och kostnadsbesparingar.

Fördelar

VFC har sett stora fördelar med deras CRM-portal, särskilt på patientens slut. ”Det är en mycket mer polerad tjänst. Jag tror att om jag var patient och jag fick en YouTube-video, en undersökning och ett e-postmeddelande som halva tiden går till skräppost, tror jag inte att jag skulle ha mycket förtroende för tjänsten, säger Cassidy. "Men för mig att kunna gå in i en märkesplattform som ser ut som NHS, tror jag att det är mycket för patientens förtroende för tjänsten."

Med resultatmåtten kan VFC fortsätta att göra pågående forskning när det gäller specifika skador och återhämtningar. Eftersom de har alla data lagrade i CRM, kan de fortsätta sin forskning på hur virtuella modeller kan hantera patienter med specifika skador såväl som kartdemografi i termer av räckvidd för patienter, ålder och deras interaktioner.

VFC använder enkät för att bättre förstå kundens röst. ”När det gäller ortopedi är det verkligen viktigt att veta att våra patienter blir bättre från sina skador, så vi har ställt in det så att de på dag noll får ett resultatmått som de fyller i som om det var dagen före deras skada, säger Cassidy. "Då utlöser CRM automatiskt ett e-postmeddelande för att skicka dem samma resultatmått på sex veckor, vid tre månader, vid tolv månader, och slutligen en undersökning för att samla patientnöjdhet om hur de känner att tjänsten fungerar för dem."

E-postmeddelanden innehåller direkta länkar som tar patienter till rätt plats i sin portal. ”Jag gillar det faktum att vi på CRM-sidan faktiskt kan mäta användarengagemang. Vi kan se om de öppnar dokumenten som vi lägger i deras fil. Vi kan se om de gör sina undersökningar och vi kan skicka instruktioner eller påminnelser om de inte gör det. Jag tycker att det är riktigt bra, säger Cassidy. VFC använder PowerObjects-paket med PowerPack-tillägg för Dynamics 365, som lägger till funktionalitet till CRM-komponenten. PowerPacks som används inkluderar:

PowerEmail: PowerEmail skickar automatiska e-postmeddelanden baserat på utlösningen av de första trigger-e-postmeddelandena från en remiss. När VFC får en remiss, utlöses det första e-postmeddelandet av PowerEmail, och sedan finns det en serie e-postutlösare som är inställda för undersökningarna och resultatmåtten.

Kraftnät: Eftersom VFC får många hänvisningar dagligen behövde de något som låter dem se alla hänvisningar istället för att behöva öppna varje remiss individuellt för att gå igenom och titta på ärendena. Powergrid tar med hänvisningarna till ett rutnätsformat så att VFC kan visa cellerna som är relevanta för dem för att ställa en diagnos. Patientinformation matas in i PowerGrid medan en konsult granskar ett ärende utan att behöva gå in på varje enskilt fall.